Kebijakan Privasi DekaSign
Tanggal mulai berlaku: 28 September 2026
Operator: CV DNA Konsultan, selanjutnya disebut “DekaSign” atau “kami”.
Alamat terdaftar: Jl. Arabika 8 Blok AA 1 No. 9, RT.001/RW.005, Pondok Kopi, Duren Sawit, Jakarta Timur, DKI Jakarta 13460, Indonesia.
Kontak privasi: halo@dekasign.com.
Cakupan layanan: Aplikasi web DekaSign yang mencakup pengelolaan akun dan organisasi, pembuatan pengajuan, pengaturan dan pelaksanaan alur persetujuan, serta pengelolaan dokumen pendukung, notifikasi, dan pencatatan aktivitas terkait.
1. Ruang lingkup dan pihak yang bertanggung jawab
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana data pribadi diproses ketika Anda mengunjungi situs DekaSign, menggunakan aplikasi, menjadi anggota organisasi, berpartisipasi dalam pengajuan atau persetujuan, menerima notifikasi, atau menghubungi kami.
Dalam kebijakan ini, Data Organisasi adalah informasi yang dimasukkan atau dihasilkan dalam penggunaan DekaSign oleh suatu organisasi. Informasi tersebut dapat berupa data anggota, pengaturan akses, isi pengajuan, dokumen pendukung, komentar, keputusan persetujuan, dan catatan aktivitas.
Untuk pengelolaan layanan yang tujuannya ditentukan oleh DekaSign, seperti pengelolaan akun, keamanan platform, dan penanganan pertanyaan pelanggan, DekaSign bertanggung jawab atas pemrosesan tersebut.
Untuk Data Organisasi yang diproses berdasarkan instruksi organisasi, organisasi menentukan tujuan penggunaan data, pihak yang dilibatkan, serta kewenangan aksesnya. DekaSign memproses data tersebut untuk menyediakan layanan sesuai instruksi yang sah dan perjanjian yang berlaku.
Pembagian peran ini tidak menghilangkan tanggung jawab masing-masing pihak. Apabila pertanyaan Anda berkaitan dengan alasan organisasi meminta data atau dokumen tertentu, Anda dapat menghubungi organisasi tersebut. Untuk pertanyaan mengenai pemrosesan oleh DekaSign atau bantuan menemukan pihak yang bertanggung jawab, hubungi halo@dekasign.com.
2. Data yang diproses dan sumbernya
Data yang diproses bergantung pada informasi yang Anda atau organisasi berikan serta fungsi layanan yang digunakan.
| Kategori data | Contoh dan sumber |
|---|---|
| Akun dan kontak | Nama, alamat email, nomor WhatsApp atau telepon, dan informasi profil yang diberikan oleh Anda atau pengelola organisasi. |
| Organisasi dan kewenangan akses | Identitas organisasi, keanggotaan, peran, undangan, dan pengaturan izin dalam organisasi. |
| Pengajuan dan dokumen pendukung | Informasi pada formulir pengajuan, lampiran, komentar, dan informasi lain yang dimasukkan oleh pengguna yang berwenang. |
| Persetujuan dan aktivitas | Identitas pihak yang melakukan tindakan, tindakan yang dilakukan, waktu, keputusan, dan perubahan status yang dicatat dalam proses pengajuan. |
| Konfigurasi kanal komunikasi | Alamat pengirim, pengaturan SMTP atau API, identitas akun penyedia, serta kredensial yang diperlukan untuk menggunakan kanal yang dihubungkan organisasi. |
| Notifikasi | Alamat email atau nomor penerima, nama requester, isi pesan yang digunakan organisasi, tautan terkait, serta informasi pengiriman yang tersedia melalui kanal tersebut. |
| Komunikasi dukungan | Informasi yang Anda kirimkan ketika bertanya, melaporkan masalah, atau meminta bantuan melalui kontak DekaSign. |
| Penggunaan situs dan aplikasi | Informasi teknis dan penggunaan yang diproses untuk menjalankan layanan atau pengukuran penggunaan sebagaimana dijelaskan pada bagian cookie dan analitik. |
Data dapat berasal langsung dari Anda, dari organisasi yang melibatkan Anda, dari aktivitas dalam aplikasi, atau dari penyedia kanal komunikasi sehubungan dengan pengiriman pesan.
Organisasi dan pengguna harus membatasi informasi yang dimasukkan pada data yang relevan dengan proses yang dijalankan. Jangan memasukkan password, API secret, atau kode verifikasi ke dalam formulir pengajuan, komentar, atau dokumen pendukung. Kredensial kanal hanya boleh dimasukkan melalui pengaturan yang memang disediakan untuk keperluan tersebut.
3. Tujuan dan dasar pemrosesan
DekaSign menggunakan data untuk menyediakan akun dan ruang kerja organisasi, menjalankan pengajuan dan alur persetujuan, menyimpan dokumen pendukung, mengatur akses, mengirim notifikasi, menampilkan catatan aktivitas, menjaga keamanan layanan, serta menangani pertanyaan dan permintaan pengguna.
Dasar pemrosesan ditentukan menurut kegiatan yang dilakukan. Dasar tersebut dapat berupa pelaksanaan perjanjian dengan subjek data, kewajiban hukum, kepentingan yang sah setelah mempertimbangkan hak subjek data, atau persetujuan untuk tujuan tertentu. Untuk Data Organisasi, organisasi harus menentukan dasar pemrosesan yang sesuai; instruksi organisasi bukan dengan sendirinya pengganti dasar hukum.1
Penggunaan DekaSign tidak berarti Anda memberikan persetujuan tanpa batas untuk seluruh penggunaan data. Pemrosesan untuk tujuan baru yang berbeda dari tujuan semula memerlukan penilaian dan pemberitahuan yang sesuai.
Apabila suatu pemrosesan didasarkan pada persetujuan, Anda dapat menarik persetujuan tersebut. Kami akan menjelaskan pengaruhnya terhadap fungsi yang membutuhkan pemrosesan tersebut.
4. Akses organisasi dan kerahasiaan data
Data dalam suatu organisasi tidak tersedia bagi organisasi lain melalui penggunaan normal layanan. Di dalam organisasi yang sama, akses dibatasi kepada pengguna yang memiliki kewenangan sesuai pengaturan peran dan izin.
Status Private tidak berarti setiap anggota organisasi dapat mengakses data tersebut. Akses tetap mengikuti kewenangan yang diberikan untuk pengajuan, dokumen, atau fungsi terkait.
Organisasi bertanggung jawab menetapkan dan meninjau anggota serta kewenangan aksesnya. Pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan akun dan tidak membagikan akses kepada pihak yang tidak berwenang.
Notifikasi atau tautan yang diterima seseorang tidak memberikan kewenangan tanpa batas atas data organisasi. Akses terhadap pengajuan atau dokumen tetap mengikuti mekanisme akses yang berlaku untuk proses tersebut.
Apabila Anda menduga terdapat akses yang tidak semestinya, hubungi pengelola organisasi dan halo@dekasign.com.
5. Catatan persetujuan dan aktivitas dokumen
DekaSign mencatat aktivitas yang berkaitan dengan pengajuan dan persetujuan untuk membantu organisasi mengetahui perkembangan proses serta pihak yang melakukan tindakan.
Catatan tersebut dapat meliputi pengajuan yang dibuat, tindakan persetujuan atau penolakan, waktu tindakan, komentar, dan perubahan status yang tersedia dalam layanan.
Catatan aktivitas digunakan untuk pemantauan proses, penelusuran masalah, dan pertanggungjawaban penggunaan layanan. Akses terhadap catatan tersebut mengikuti izin dalam organisasi.
Penutupan atau penonaktifan akses seorang pengguna perlu dibedakan dari penghapusan catatan tindakan yang pernah dilakukannya. Penanganan catatan tersebut mengikuti tujuan penyimpanan, kewenangan organisasi, hak subjek data, dan ketentuan retensi yang berlaku.
6. Kanal email, WhatsApp, dan notifikasi
Kanal email
Organisasi dapat menggunakan kanal email bawaan DekaSign atau menghubungkan kanal email miliknya sendiri melalui SMTP atau API.
Untuk kanal milik organisasi, DekaSign memproses konfigurasi dan kredensial yang diperlukan agar pengiriman dapat dilakukan melalui kanal tersebut. Organisasi harus memastikan bahwa akun atau layanan yang dihubungkan berada dalam kewenangannya.
Kanal email digunakan untuk mengirimkan pemberitahuan terkait layanan dan proses yang melibatkan penerima.
Kanal WhatsApp
Organisasi dapat menghubungkan kanal WhatsApp melalui penyedia layanan yang digunakannya. Data pengiriman diteruskan kepada penyedia yang terhubung sesuai konfigurasi organisasi.
Kanal WhatsApp digunakan untuk pengiriman notifikasi, bukan sebagai sarana menerima balasan atau unggahan dokumen dari penerima.
Isi notifikasi
Pesan notifikasi pada dasarnya memuat pemberitahuan mengenai proses terkait, nama requester, dan tautan untuk membuka informasi atau melakukan tindakan melalui layanan. Notifikasi tersebut bukan pengiriman isi dokumen sebagai lampiran.
Organisasi dapat menyesuaikan isi pesannya. Apabila organisasi memasukkan informasi tambahan ke dalam pesan, informasi tersebut juga menjadi bagian dari data yang diteruskan melalui penyedia kanal. Organisasi harus memastikan bahwa isi pesan relevan, akurat, dan tidak memuat data pribadi yang tidak diperlukan.
Apabila suatu proses menggunakan kode verifikasi, kode dikirim melalui kanal yang ditetapkan untuk proses tersebut. Kode verifikasi tidak boleh dibagikan kepada pihak lain.
Pemrosesan pesan oleh penyedia kanal mengikuti layanan yang dipilih, konfigurasi yang digunakan, serta ketentuan yang berlaku bagi hubungan tersebut.
7. Pihak penerima dan integrasi
DekaSign tidak menjual data pribadi pengguna maupun Data Organisasi kepada pihak mana pun.
Data pribadi dapat diberikan atau dibuat tersedia kepada pihak berikut, sejauh diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan dalam kebijakan ini.
| Pihak | Tujuan dan lingkup pemrosesan |
|---|---|
| Pihak yang berwenang dalam organisasi | Mengelola akun dan kewenangan, menjalankan pengajuan, meninjau dokumen, memberikan keputusan, dan memantau proses sesuai izin. |
| Penerima notifikasi yang ditetapkan dalam proses | Menerima pemberitahuan dan tautan terkait proses yang melibatkan penerima tersebut. |
| Personel DekaSign yang berwenang | Menangani kebutuhan operasional, dukungan, keamanan, atau kewajiban hukum dalam lingkup tugasnya. |
| Penyedia infrastruktur server dan penyimpanan | Menjalankan aplikasi serta menyimpan data yang diperlukan untuk layanan. Infrastruktur yang digunakan mencakup server cloud di Singapura dan penyimpanan Cloudflare. |
| Penyedia pengiriman email | Mengirim pesan melalui kanal bawaan DekaSign atau kanal SMTP/API yang dihubungkan organisasi. |
| Penyedia kanal WhatsApp yang dihubungkan organisasi | Memproses data penerima dan isi pesan untuk pengiriman melalui kanal tersebut. |
| Pihak yang berwenang secara hukum | Menerima informasi apabila pengungkapan diwajibkan atau diperbolehkan berdasarkan hukum yang berlaku. |
Integrasi komunikasi pelanggan yang dicakup dalam kebijakan ini adalah kanal email dan WhatsApp. Penyedia yang digunakan oleh masing-masing organisasi bergantung pada kanal yang benar-benar dihubungkan organisasi tersebut.
Menghubungkan akun penyedia tidak memberikan izin untuk penggunaan data di luar tujuan koneksi. Kepemilikan akun penyedia oleh organisasi juga tidak menghapus tanggung jawab DekaSign atas pemrosesan yang dilakukannya.
Penyedia kanal memproses informasi yang dikirim melalui layanannya. Karena itu, organisasi perlu memperhatikan ketentuan dan kebijakan privasi penyedia yang dipilih, termasuk lokasi pemrosesan dan masa penyimpanannya.
8. Lokasi pemrosesan dan transfer lintas negara
Server cloud yang digunakan untuk menjalankan aplikasi DekaSign berada di Singapura. DekaSign juga menggunakan Cloudflare untuk penyimpanan data.
Lokasi server aplikasi tidak dengan sendirinya berarti seluruh penyimpanan, cadangan, dan pemrosesan oleh penyedia komunikasi berada di negara yang sama. Pemrosesan oleh penyedia tersebut mengikuti layanan dan konfigurasi yang digunakan.
Penggunaan infrastruktur di Singapura melibatkan pemrosesan data di luar Indonesia. Penyedia email atau WhatsApp yang dihubungkan organisasi juga dapat melibatkan pemrosesan lintas negara.
Transfer lintas negara harus memenuhi persyaratan pelindungan yang berlaku: penilaian tingkat pelindungan negara penerima, pelindungan memadai yang mengikat apabila diperlukan, dan persetujuan apabila persyaratan sebelumnya tidak terpenuhi. Kebijakan ini bukan persetujuan menyeluruh untuk setiap transfer.1
Pertanyaan mengenai lokasi pemrosesan yang berkaitan dengan penggunaan DekaSign dapat disampaikan ke halo@dekasign.com.
9. Penyimpanan, pengakhiran, dan penghapusan
Data disimpan untuk mendukung penggunaan layanan dan tujuan pemrosesan yang dijelaskan dalam kebijakan ini.
Untuk data pengguna yang tidak aktif atau dormant, DekaSign menetapkan penghapusan setelah masa tidak aktif selama 365 hari. Pelaksanaan ketentuan tersebut perlu memperhatikan jenis data dan apakah masih terdapat dasar penyimpanan yang sah.
Ketentuan 365 hari tidak menghilangkan hak Anda untuk meminta penghapusan lebih awal sesuai hukum yang berlaku. Ketentuan tersebut juga tidak berarti semua data dapat disimpan tanpa batas selama DekaSign masih beroperasi.
Penghapusan data akun seseorang perlu dibedakan dari penghapusan pengajuan, dokumen, dan catatan persetujuan milik organisasi. Data yang masih diperlukan secara sah sebagai catatan organisasi tidak boleh diperlakukan seolah-olah seluruhnya merupakan data akun pribadi pengguna tersebut.
Data tertentu dapat perlu dipertahankan untuk memenuhi kewajiban hukum atau menangani sengketa yang relevan. Dalam keadaan tersebut, penyimpanan dibatasi pada data dan jangka waktu yang diperlukan, bukan terhadap seluruh data akun tanpa pembedaan.
Salinan cadangan, apabila digunakan, harus mengikuti pengaturan retensi dan penghapusan yang sesuai. Keberadaan cadangan tidak menjadi alasan untuk mempertahankan data tanpa batas atau mengaktifkan kembali data yang telah dihapus tanpa menerapkan kembali keputusan penghapusannya.
Apabila layanan DekaSign dihentikan, penanganan data harus mencakup pemberitahuan, mekanisme pengambilan data yang tersedia, dan penghapusan sesuai kewajiban yang berlaku.
10. Hak Anda dan cara mengajukan permintaan
Sesuai ketentuan yang berlaku, Anda memiliki hak atas informasi, akses dan salinan, perbaikan, penghentian atau pembatasan pemrosesan, penghapusan, penarikan persetujuan, serta portabilitas apabila persyaratannya terpenuhi. Hak juga mencakup keberatan atas keputusan yang semata-mata otomatis dan berdampak hukum atau signifikan, serta pengaduan atau upaya hukum.1
Untuk mengajukan permintaan, kirim email ke halo@dekasign.com dengan menjelaskan data atau pemrosesan yang dimaksud. Sertakan informasi secukupnya agar kami dapat mengenali permintaan, seperti alamat email akun dan nama organisasi yang relevan.
Jangan mengirim password, API secret, atau kode verifikasi. Apabila diperlukan verifikasi tambahan, informasi yang diminta harus sebanding dengan kebutuhan untuk memastikan bahwa permintaan berasal dari pihak yang berhak.
Untuk Data Organisasi yang diproses atas instruksi organisasi, kami akan membantu mengarahkan permintaan dan mendukung penanganannya oleh pihak yang bertanggung jawab.
Permintaan ditangani menurut tenggat dan pengecualian yang berlaku untuk jenis permintaan tersebut. Kebijakan penyimpanan 365 hari tidak digunakan untuk menunda pelaksanaan hak yang harus dipenuhi lebih awal.
Apabila sebagian permintaan tidak dapat dipenuhi, alasan dan lingkup pembatasannya akan dijelaskan sepanjang diperbolehkan hukum.
11. Keamanan, insiden, dan pengungkapan berdasarkan hukum
DekaSign menerapkan pembatasan akses agar data organisasi tidak dapat diakses oleh organisasi lain atau pengguna yang tidak memiliki kewenangan.
Pengamanan layanan juga memerlukan kerja sama pengguna dan organisasi. Pengguna harus menjaga kredensial akun, sedangkan organisasi harus memastikan kewenangan anggota dan kanal komunikasi yang dihubungkan tetap sesuai kebutuhan.
Tidak ada sistem yang dapat memberikan jaminan bahwa seluruh risiko keamanan akan hilang. Kebijakan ini tidak dimaksudkan sebagai pernyataan sertifikasi atau jaminan keamanan tertentu yang tidak dijelaskan dan dibuktikan secara terpisah.
Apabila terjadi kegagalan pelindungan data yang menimbulkan kewajiban pemberitahuan, penanganan dan pemberitahuan dilakukan menurut peran serta tenggat yang berlaku, termasuk ketentuan paling lambat 3 × 24 jam dalam Pasal 46 UU PDP.1
Apabila DekaSign memproses data atas instruksi organisasi, DekaSign akan berkoordinasi dengan organisasi untuk penanganan insiden dan pelaksanaan kewajiban terkait.
Permintaan pengungkapan dari pihak berwenang harus ditinjau berdasarkan kewenangan, dasar hukum, dan lingkupnya. Informasi yang diberikan dibatasi pada data yang relevan dan dapat diungkapkan secara sah.
12. Cookie dan analitik penggunaan
Cookie dan teknologi sejenis dapat digunakan untuk mendukung fungsi layanan, mengelola sesi, serta menyimpan pengaturan yang diperlukan dalam penggunaan situs atau aplikasi.
Penghitungan kunjungan dan analitik penggunaan merupakan tujuan yang berbeda dari pemrosesan isi pengajuan dan dokumen organisasi.
Sebelum teknologi analitik opsional digunakan, DekaSign harus menjelaskan layanan yang digunakan, tujuan pengumpulan, kategori data, masa penyimpanan, dan pilihan pengguna yang relevan. Persetujuan diminta apabila menjadi dasar pemrosesan yang diperlukan.
Isi pengajuan, dokumen, kredensial, kode verifikasi, dan token pada tautan akses tidak boleh digunakan sebagai data analitik kunjungan.
Apabila pemrosesan analitik didasarkan pada persetujuan, pengguna harus dapat menarik persetujuannya tanpa harus menghentikan seluruh penggunaan fungsi utama layanan.
Pertanyaan mengenai penggunaan cookie dan analitik dapat disampaikan ke halo@dekasign.com.
13. Data pihak lain dan data yang memerlukan pelindungan khusus
Organisasi dapat memasukkan informasi tentang orang yang tidak memiliki akun DekaSign, misalnya pihak yang disebut dalam pengajuan atau dokumen pendukung. Hak atas data pribadi tetap berlaku bagi orang tersebut.
Organisasi harus memastikan bahwa pengumpulan dan penggunaan informasi tersebut memiliki dasar yang sesuai, relevan dengan tujuan pengajuan, serta dibatasi kepada pihak yang berwenang.
Data yang memerlukan pelindungan khusus harus diproses dengan memperhatikan persyaratan tambahannya. Khusus data anak, UU PDP mengatur persetujuan orang tua atau wali sesuai ketentuan yang berlaku.1
Apabila Anda mengetahui adanya data pribadi yang dimasukkan tanpa kewenangan atau melebihi kebutuhan proses, hubungi organisasi terkait atau halo@dekasign.com.
14. Perubahan kebijakan dan kontak
Kebijakan ini dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan layanan, praktik pemrosesan, atau ketentuan yang berlaku.
Perubahan akan ditampilkan dengan tanggal berlaku yang diperbarui. Untuk perubahan yang berdampak penting pada pemrosesan data, pemberitahuan tambahan diberikan melalui kanal yang sesuai.
Pembaruan kebijakan tidak dengan sendirinya menjadi persetujuan untuk penggunaan data dengan tujuan baru. Apabila perubahan memerlukan persetujuan atau tindakan lain dari Anda, hal tersebut akan diminta secara terpisah.
Pertanyaan, keluhan, dan permintaan mengenai privasi dapat disampaikan kepada:
CV DNA Konsultan — DekaSign
Email: halo@dekasign.com
Alamat: Jl. Arabika 8 Blok AA 1 No. 9, RT.001/RW.005, Pondok Kopi, Duren Sawit, Jakarta Timur, DKI Jakarta 13460, Indonesia.