Tanggal berlaku: Menunggu persetujuan legal

Perjanjian Pemrosesan Data Pribadi

DRAFT UNTUK REVIEW — BELUM BERLAKU. Naskah ini disusun berdasarkan PRD v2.3. Identitas operator telah diisi berdasarkan informasi pemilik produk; kontak resmi, praktik pemrosesan yang nyata, rincian kontrak, dan kesiapan layanan tetap harus diverifikasi sebelum publikasi. Bagian {{...}} wajib dilengkapi. Dokumen ini bukan pernyataan bahwa semua fitur telah diimplementasikan atau bahwa DekaSign telah tersertifikasi.

Penyedia/prosesor: CV DNA Konsultan, beralamat terdaftar di Jl. Arabika 8 Blok AA 1 No. 9, RT.001/RW.005, Pondok Kopi, Duren Sawit, Jakarta Timur, DKI Jakarta 13460, Indonesia (“DekaSign” atau, untuk pemrosesan atas instruksi dalam DPA ini, “Prosesor”).
Pelanggan: pihak yang diidentifikasi dalam Order Form atau perjanjian utama yang secara eksplisit menginkorporasi versi DPA ini.
Kontak privasi DekaSign: halo@dekasign.com.
Versi/tanggal berlaku: 0.1 / 28 September 2026.

Cara pemberlakuan: Halaman ini menyediakan naskah standar. Mengunduh atau membaca DPA tidak dengan sendirinya mengeksekusi perjanjian. DPA berlaku terhadap pelanggan setelah dimasukkan secara sah ke perjanjian oleh pihak berwenang dan Lampiran Pemrosesan pelanggan diselesaikan. Jangan memasukkan nama, kontak atau data tenant tertentu pada halaman publik bersama.

1. Definisi dan ruang lingkup

“Data Pribadi Pelanggan” adalah data pribadi yang diproses DekaSign atas instruksi Pelanggan untuk menjalankan layanan. “Instruksi” mencakup ketentuan perjanjian, konfigurasi sah oleh pengguna berwenang, command/API yang diotorisasi, dan instruksi tertulis lain yang disepakati. “Insiden Data Pribadi” adalah kejadian yang mengganggu kerahasiaan, integritas atau ketersediaan Data Pribadi Pelanggan, termasuk akses atau pengungkapan yang tidak sah.

“Subprosesor” adalah pihak lain yang ditunjuk DekaSign untuk memproses data tersebut atas nama Pelanggan. Provider yang menjadi pengendali mandiri untuk tujuan dan kewajiban sendiri harus diidentifikasi terpisah; ia tidak disebut subprosesor hanya karena mempunyai API atau ditagih melalui DekaSign.

DPA berlaku pada layanan serta kegiatan yang dijelaskan dalam Lampiran Pemrosesan. Untuk akun, keamanan platform, pemasaran yang sah dan administrasi penagihan yang tujuan pemrosesannya ditentukan DekaSign, peran pengendali DekaSign dijelaskan pada Privacy Policy. Pemisahan tersebut tidak boleh dipakai untuk mengubah penggunaan Data Pribadi Pelanggan menjadi tujuan independen tanpa dasar hukum.

2. Kedudukan para pihak dan instruksi

Pelanggan bertindak sebagai pengendali, atau sebagai prosesor yang memiliki otorisasi pengendali untuk menggunakan DekaSign. DekaSign memproses Data Pribadi Pelanggan sebagai prosesor/subprosesor hanya berdasarkan instruksi yang sah, kecuali diwajibkan hukum. Jika hukum mewajibkan pemrosesan berbeda, DekaSign memberitahukan Pelanggan sebelum melaksanakannya sejauh tidak dilarang.

Pelanggan menentukan tujuan bisnis, data yang diperlukan, penerima, metode signing, kewenangan pengguna, jangka waktu penyimpanan dan dasar hukum. DekaSign menentukan cara teknis yang tidak mengubah tujuan instruksi dan tetap bertanggung jawab atas kewajibannya sendiri. Jika suatu instruksi diduga melanggar hukum, DekaSign segera memberi tahu, meminta klarifikasi dan membatasi hanya pemrosesan terkait sejauh diperlukan; bukan memperluas penggunaan data.

DekaSign tidak menjual Data Pribadi Pelanggan, memakainya untuk profil iklan sendiri, atau melatih model AI umum menggunakan data tersebut berdasarkan DPA ini. Pemrosesan di luar instruksi memerlukan dasar dan dokumen tersendiri yang sah; pembaruan kebijakan website bukan pengganti persetujuan/instruksi yang diperlukan. Ketentuan pembatasan tujuan ini adalah kewajiban kontraktual yang harus dipastikan dapat dipenuhi sebelum DPA ditawarkan.

3. Kewajiban Pelanggan

Pelanggan menyediakan pemberitahuan yang transparan kepada pegawai, pemohon, signer dan pihak lain; memastikan dasar pemrosesan, kewenangan upload/disclosure, serta persetujuan yang disyaratkan; mengisi penerima dan kontak secara benar; dan menggunakan izin role/kategori/resource sesuai kebutuhan.

Pelanggan memberi instruksi retensi, meninjau tujuan ekspor dan izin cloud, mengatur kewenangan Owner/Admin, menindaklanjuti access issue, serta tidak memasukkan data sensitif yang tidak diperlukan. Apabila data anak, biometrik, kesehatan, keuangan pribadi atau data khusus lain diperlukan, risiko dan persyaratan tambahannya dimasukkan ke Lampiran Pemrosesan sebelum digunakan.

Kewajiban tersebut tidak mengecualikan kewajiban DekaSign untuk menjaga keamanan, akurasi pemrosesan teknis, kerahasiaan dan pelaksanaan instruksi menurut hukum.

4. Personel, kerahasiaan dan pengamanan

DekaSign membatasi akses personel pada kebutuhan pekerjaan, menerapkan kerahasiaan dan pelatihan yang sesuai, serta mencabut akses ketika tidak lagi diperlukan. Dukungan platform tidak otomatis boleh menjelajahi semua isi tenant. Akses sensitif mempunyai persetujuan operasional, dasar, pembatasan waktu dan pencatatan yang relevan.

DekaSign melaksanakan tindakan teknis dan organisasional yang sesuai risiko, sebagaimana Lampiran B yang telah diverifikasi untuk rilis/kontrak. Kontrol mencakup identitas dan sesi, otorisasi tenant/resource, perlindungan transport dan penyimpanan, pemisahan kunci/secret, pencatatan yang disanitasi, keamanan file, pemulihan serta penanganan insiden. Tidak boleh menyatakan suatu sertifikasi atau kontrol operasional telah ada hanya karena ditulis pada PRD.

Perubahan kontrol dapat dilakukan untuk menjaga atau meningkatkan pelindungan, tetapi penurunan material terhadap kewajiban kontrak tidak diberlakukan sepihak. DekaSign memberi informasi yang cukup bagi Pelanggan untuk menilai dampak perubahan yang relevan.

5. Subprosesor

Daftar subprosesor dan ruang lingkup yang diajukan: [PENDING CONFIGURATION: SUBPROCESSOR_DISCLOSURE].

Sebelum melibatkan subprosesor, DekaSign memperoleh persetujuan tertulis dari Pelanggan yang memenuhi hukum dan perjanjian. Daftar awal bernama dapat disetujui bersama DPA; penambahan atau penggantian pihak memerlukan persetujuan perubahan secara tertulis atau elektronik terekam oleh pihak berwenang sebelum data diproses. Daftar kosong, sikap diam, kunjungan situs, atau pembaruan daftar publik bukan persetujuan tertulis. Model otorisasi umum hanya dapat menggantikan mekanisme ini setelah telaah hukum dan perubahan kontrak yang sah; tidak berlaku otomatis dalam draft ini.

Periode pemberitahuan perubahan dan prosedur keberatan: [PENDING CONFIGURATION: SUBPROCESSOR_CHANGE_PROCEDURE].

Sebelum perubahan yang memerlukan izin berlaku, pelanggan mendapat identitas penyedia, fungsi, lokasi pemrosesan, kategori data, perlindungan dan mekanisme transfer. Keberatan dengan alasan pelindungan data ditangani melalui alternatif yang layak, pembatasan layanan terkait, atau pengakhiran bagian terdampak sesuai perjanjian; data tidak dikirim ke penyedia baru sambil menunggu izin yang diwajibkan.

DekaSign mengikat subprosesor pada kewajiban setara untuk kegiatan yang diberikan dan tetap bertanggung jawab atas kewajiban penunjukannya menurut hukum/perjanjian. Subprosesor tidak memperoleh akses ke seluruh tenant hanya karena dipakai satu organisasi.

6. Provider pelanggan, BYOC dan layanan managed

Setiap provider diklasifikasikan dalam Lampiran C berdasarkan tujuan serta pihak yang menginstruksikan, bukan hanya pembayar tagihan. BYOC tidak menghapus tanggung jawab DekaSign atas pemrosesan yang dilakukannya sendiri. Untuk provider yang dikontrak Pelanggan, Pelanggan memastikan izin dan syarat yang sesuai; DekaSign mengirim data hanya melalui koneksi dan scope yang diotorisasi.

Untuk layanan managed, DekaSign mengidentifikasi subprosesor atau peran pengendali provider secara benar sebelum pemrosesan. Pemeriksaan identitas-only, external signing, pengiriman OTP/pesan, cloud storage dan pembayaran tidak dianggap satu peran yang identik.

Provider yang mempunyai kewajiban independen, misalnya penerbit sertifikat untuk identitas tertentu, dapat memerlukan pemberitahuan atau syarat sendiri. Informasi itu ditampilkan sebelum enrollment/capture. Tidak ada izin otomatis menggunakan hasil identitas untuk tujuan lain di luar instruksi dan kontrak provider.

7. Lokasi data dan transfer

Lokasi pemrosesan yang disepakati: [PENDING CONFIGURATION: DATA_LOCATION_DISCLOSURE]. Detail per pelanggan dituangkan dalam Lampiran Pemrosesan, termasuk penyimpanan, backup, pemulihan, personel dukungan, AI, komunikasi dan provider.

DekaSign tidak memindahkan pemrosesan ke lokasi baru yang melanggar instruksi, DPA atau ketentuan transfer. Untuk transfer keluar Indonesia, para pihak memastikan pemenuhan ketentuan yang berlaku, termasuk kecukupan tingkat pelindungan atau mekanisme mengikat yang sesuai, dan persetujuan apabila memang menjadi dasar setelah syarat sebelumnya tidak terpenuhi. Consent umum penggunaan aplikasi tidak menggantikan evaluasi transfer.

Jika GDPR atau hukum lain berlaku terhadap pemrosesan tertentu, para pihak menetapkan mekanisme yang diwajibkan, peran exporter/importer, modul klausul standar yang tepat bila digunakan, penilaian transfer dan tindakan tambahan. DPA ini bukan pengganti otomatis klausul standar transfer internasional. Layanan tidak diaktifkan untuk skenario yang membutuhkan instrumen tambahan sebelum instrumen itu diselesaikan.

8. Permintaan hak subjek data

DekaSign membantu Pelanggan memenuhi permintaan informasi, akses, koreksi, penghapusan, pembatasan, penarikan persetujuan dan hak lain sesuai hukum, menggunakan informasi serta fungsi yang tersedia. Permintaan yang diterima DekaSign terkait Data Pribadi Pelanggan diteruskan tanpa penundaan yang tidak semestinya kepada kontak yang ditetapkan.

DekaSign tidak menjawab isi Data Organisasi sebagai pengendali tanpa mandat, kecuali diwajibkan hukum, tetapi tetap memberikan bantuan yang diperlukan. Verifikasi identitas harus proporsional; data orang lain tidak disertakan tanpa dasar. Akses terhadap bukti atau koreksi tidak mengizinkan pemalsuan identitas dan waktu historis.

Tenggat bantuan prosesor dan kanal eskalasi: [PENDING CONFIGURATION: PROCESSOR_RIGHTS_ASSISTANCE_SCHEDULE]. Tenggat tersebut harus cukup singkat untuk memungkinkan Pelanggan memenuhi batas hukum yang relevan; tidak memakai jangka waktu kontrak yang lebih lama untuk mengabaikan tenggat wajib. UU PDP mempunyai tenggat khusus untuk jenis permintaan tertentu, sehingga runbook tidak menetapkan satu aturan 30 hari untuk semua hak.

Biaya bantuan tambahan, bila diizinkan, harus wajar dan disepakati; tidak digunakan untuk menghalangi hak subjek data atau membebankan koreksi yang disebabkan pelanggaran DekaSign.

9. Insiden Data Pribadi

DekaSign memberitahukan Pelanggan tanpa penundaan yang tidak semestinya setelah mengetahui Insiden Data Pribadi yang memengaruhi Data Pribadi Pelanggan, melalui kontak darurat yang ditetapkan. Batas awal pemberitahuan kontraktual: [PENDING CONFIGURATION: PROCESSOR_INCIDENT_NOTICE]. Batas ini harus ditetapkan agar tidak menghambat kewajiban hukum Pelanggan; bukan alasan menunggu investigasi selesai.

Pemberitahuan awal mencakup informasi yang saat itu tersedia: sifat kejadian, data/subjek yang mungkin terdampak, waktu atau rentang yang diketahui, konsekuensi yang diperkirakan, tindakan pembatasan/pemulihan, kontak penanganan serta rencana pembaruan. Ketidakpastian diberi label; fakta tidak boleh dikarang hanya untuk melengkapi form.

DekaSign mempertahankan bukti yang diperlukan secara aman, bekerja sama dalam mitigasi, dan memberikan pembaruan bertahap. Pelanggan menangani pemberitahuan sebagai pengendali, dengan bantuan DekaSign, tanpa meniadakan kewajiban langsung DekaSign bila hukum menetapkannya. Kewajiban pemberitahuan pengendali berdasarkan Pasal 46 UU PDP mencakup pemberitahuan tertulis paling lambat 3 × 24 jam kepada subjek data dan lembaga, serta kepada masyarakat dalam hal tertentu. Batas awal dan tata cara yang berlaku perlu diperiksa menurut peraturan pelaksanaan pada tanggal kejadian. Tenggat bantuan prosesor tidak menggantikan, mengulang, atau memperpanjang tenggat wajib pengendali, dan tidak menggunakan ambang risiko GDPR sebagai alasan mengabaikan kewajiban Indonesia.

DekaSign tidak mengumumkan identitas pelanggan atau memberitahukan pihak di luar mandat kecuali diperlukan atau diwajibkan hukum. Pemberitahuan insiden tidak dengan sendirinya merupakan kesimpulan final mengenai tanggung jawab; tidak boleh digunakan untuk menolak bantuan atau menunda langkah hukum yang wajib.

10. Penilaian dampak, audit dan permintaan otoritas

DekaSign memberi informasi yang wajar untuk penilaian dampak pelindungan data, penilaian risiko vendor, konsultasi dengan otoritas, dan pemeriksaan kewajiban DPA. Kewajiban menunjuk fungsi pelindungan data dinilai sesuai hukum yang berlaku, termasuk penafsiran pengadilan; DPA tidak menyatakan DPO sudah diangkat bila belum.

Pelanggan dapat memperoleh informasi kontrol dan bukti yang relevan, dan melakukan audit melalui prosedur yang disepakati: [PENDING CONFIGURATION: AUDIT_PROCEDURE]. Audit memperhatikan kerahasiaan tenant lain, keamanan, kompetensi auditor, kebutuhan insiden, dan hak pemeriksaan otoritas. DekaSign tidak wajib membuka private key, credential, atau data tenant lain; informasi pengganti yang memadai disediakan. Pembatasan audit rutin tidak boleh menghapus audit yang diperlukan untuk insiden material atau perintah hukum.

Permintaan pemerintah ditinjau, dibatasi pada yang sah dan diinformasikan kepada Pelanggan sejauh diizinkan. Bila tidak dapat memberi tahu, keterbatasan hukum didokumentasikan; tidak ada akses massal sukarela tanpa dasar.

11. Pengembalian, retensi, penghapusan dan evidence

Jadwal retensi, export, penghapusan aktif/cadangan serta bukti pelaksanaan: [PENDING CONFIGURATION: RETENTION_DISCLOSURE].

Pada akhir layanan atau instruksi yang sah, DekaSign mengembalikan atau menghapus Data Pribadi Pelanggan sesuai pilihan dan jadwal yang disepakati, kecuali ada kewajiban penyimpanan yang sah. Data yang wajib dipertahankan dipisahkan tujuan/aksesnya, dibatasi dari pemakaian baru dan dihapus ketika dasarnya berakhir. DekaSign menyediakan konfirmasi pelaksanaan menurut lingkup yang dapat dibuktikan.

Checkpoint dan PDF final tidak boleh diedit untuk mengubah fakta historis. Namun, “immutable”, enkripsi, Signing Process UUID, atau kebutuhan audit tidak otomatis menjadi pengecualian seluruh hak penghapusan. Para pihak menentukan tindakan yang sah: koreksi terpisah, pembatasan, penghapusan objek/relasi bila diwajibkan, atau retensi terukur dengan dasar yang jelas. Tidak menjanjikan penghapusan kunci atau data selektif yang secara teknis belum didukung; kemampuan itu harus diuji sebelum dikontrakkan.

Salinan cloud yang dikendalikan pelanggan, file yang diunduh signer, serta catatan provider pengendali mandiri diidentifikasi; kewajiban bantuan terhadap salinan tersebut mengikuti hubungan hukum masing-masing. Pemulihan backup tidak boleh menghidupkan kembali akses atau data yang telah dihapus tanpa menerapkan kembali state dan instruksi penghapusan.

11A. Pemrosesan ketika Pelanggan juga merupakan prosesor

Apabila Pelanggan bertindak untuk pengendali lain, Pelanggan mengidentifikasi dasar penunjukan serta izin penggunaan DekaSign dan rantai subprosesor. Instruksi pengendali akhir, lokasi, batas data dan kewajiban pemberitahuan harus diteruskan secara cukup. Ketentuan ini tidak mengizinkan pembagian data atau transfer di luar otorisasi pengendali yang sah.

12. Masa berlaku, urutan dokumen dan tanggung jawab

DPA berlaku selama DekaSign memproses Data Pribadi Pelanggan, termasuk periode pengembalian/penghapusan yang sah. Ketentuan kerahasiaan, perlindungan, bantuan dan pembatasan tujuan tetap berlaku untuk data yang masih disimpan.

Jika terdapat konflik mengenai pemrosesan data pribadi, DPA mengatur bidang tersebut, tunduk pada hukum wajib dan instrumen transfer yang berlaku. Pembatasan liability pada perjanjian utama tidak menghapus hak subjek data, kewenangan otoritas, atau tanggung jawab yang tidak dapat dikesampingkan. Perubahan DPA memerlukan proses persetujuan/inkorporasi yang sah; halaman web terbaru tidak otomatis menulis ulang DPA yang sudah berlaku.

Lampiran A — Rincian pemrosesan per pelanggan

Lampiran ini wajib diselesaikan dalam rekaman kontrak pelanggan, tidak dipublikasikan sebagai data tenant pada landing page.

Lampiran B — Tindakan teknis dan organisasional

Tabel berikut adalah kewajiban yang harus dipenuhi dan dibuktikan sesuai rilis yang dikontrak, bukan laporan bahwa semua kontrol produksi sudah lulus. Referensi bukti dan kontrol aktual dicatat pada daftar kontrol yang disetujui: [PENDING CONFIGURATION: VERIFIED_SECURITY_MEASURES].

Lampiran C — Daftar pihak dan persetujuan subprosesor

Gunakan register yang memuat identitas hukum penyedia, capability, peran untuk tiap kegiatan, pihak pengontrak, kategori data, negara/location, tindakan pengamanan, mekanisme transfer, tanggal persetujuan tertulis dan perubahan. Daftar vendor kandidat kosong bukan bukti bahwa layanan produksi tidak memakai vendor.

Untuk setiap aktivasi, simpan instrumen persetujuan yang sah beserta versi daftar. Jika hubungan provider adalah pengendali mandiri, sertakan notice dan dasar pembagian data yang tepat, bukan memalsukan persetujuan subprosesor.

Lampiran D — Pengesahan perjanjian

Pengesahan dicatat melalui perjanjian tertulis atau penerimaan elektronik yang sah oleh pihak berwenang. Rekaman menyebut ID pelanggan/organisasi, referensi Order Form, versi/hash DPA, versi Lampiran A–C, tanggal, identitas pelaku dan kapasitasnya. Setiap pihak dapat memperoleh salinan. Guest signer suatu dokumen tidak diminta menerima DPA pelanggan atau membeli subscription hanya untuk membuka dokumen tersebut.

Dasar penyusunan: UU 27/2022, khususnya instruksi prosesor, pengamanan, subprosesor dan transfer; GDPR Article 28 hanya bila berlaku dan addendum yang diperlukan disepakati; PRD v2.3. Substantive legal and operational review diperlukan sebelum naskah ini dieksekusi.